A comunicação efetiva nas organizações

A comunicação efetiva nas organizações: o sucesso para o atingimento dos objetivos estratégicos.
Alice Ferruccio, D.Sc.

É comum verificar nas respostas dos trabalhadores a falta de comprometimento com as metas organizacionais em função do desconhecimento das mesmas. O trabalhador, fechado apenas na sua atividade cotidiana, não percebe a sua contribuição para o atendimento dos objetivos organizacionais. Este ponto poderia ser melhor esclarecido se fosse possível descrever os relatos das pessoas sobre a importância que elas percebem em relação às atividades que exercem na empresa que trabalham.
As pessoas se sentem mais confiantes se participarem dos processos e se souberem de que maneira as mudanças ocorrem, por que elas existem, qual o objetivo, qual será o impacto, quando começarão etc.
Quanto mais rígidas as estruturas organizacionais, mais explícitos serão os sentimentos de frustração e impotência em relação ao sistema lento, rígido e cheio de barreiras que impede a contribuição das pessoas, de maneira participativa e em direção ao estabelecimento dos objetivos organizacionais.
A retroalimentação (feedback) daqueles que executam as atividades é de fundamental importância para que as pessoas que planejam as estratégias organizacionais possam fazer pequenos ou grandes ajustes na administração das estratégias.
Cada pessoa na organização é um ser único, com toda a sua subjetividade, sua lógica de pensamento próprio, cultura, padrões de comportamento, cada um com sua carga emocional, seus sentimentos, ansiedades, sofrimentos, que não deixam de existir quando ele está trabalhando. Os gestores possuem uma tarefa muitas vezes difícil de ser realizada: desenvolver um clima agradável, positivo, favorável dentro da organização.
Para se conhecer os problemas que estão latentes nas organizações é importante quebrar o iceberg da ignorância que existe nas organizações (Whiteley, 1992). Deve-se considerar as informações provenientes dos níveis operacionais como por exemplo queixas dos funcionários e também as estatísticas. Elas vão mostrar se as mudanças que foram planejadas estão, efetivamente, sendo implementadas e se os objetivos estratégicos estão sendo alcançados.

A comunicação é fundamental para todo tipo de organização. Fernando Bartolomé (1999) afirma: “As Organizações viverão ou morrerão, dependendo da habilidade que tiverem para processar dados, transformá-los em informações, distribuí-los adequadamente e usá-las com rapidez para tomar decisões hoje e mudá-las amanhã, quando chegarem novas informações ”. Nesta Era da Informação, a comunicação, que é basicamente o processo de troca de informações, tem um papel crucial. Este processo é fundamental na vida de uma empresa porque nenhum indivíduo pode gerar sozinho todas as informações necessárias para a tomada de decisão.
Algumas barreiras podem influenciar a comunicação. Algumas são barreiras do emissor (falta de clareza nas idéias, comunicação múltipla, problemas de codificação, bloqueio emocional, timidez, suposição acerca do receptor, qualidade e clareza do orador etc.) e do receptor (desinteresse, avaliação prematura, preocupação com a resposta, experiências anteriores, preconceitos e estereótipos, comportamento defensivo, atribuição de intenções, ouvir intelectualmente, estado emocional, deformação inconsciente da informação - ignorância seletiva, esquecimento seletivo, escolha das fontes de informação, deformação, registro/memorização).
Toda organização é formada por pessoas, seres humanos, que se comunicam, se relacionam entre si, têm sentimentos e emoções. O clima organizacional é o nome dado ao ambiente interno existente entre os membros de uma organização. É o resultado deste inter-relacionamento entre as pessoas; é o ambiente que se forma na organização, não importa qual.
O clima organizacional possui uma forte relação com a motivação das pessoas. Quando a motivação entre os membros de uma organização está elevada, o clima organizacional se eleva e as relações interpessoais são de colaboração, interesse, satisfação, animação, etc. Já a baixa motivação entre os membros se traduz em sentimentos de frustração, barreiras à satisfação das necessidades individuais e do grupo. O clima organizacional desfavorável pode apresentar estados de depressão, desinteresse, tumulto, inconformidade, insatisfação etc.. Estes estados são típicos de situações onde as pessoas se defrontam abertamente com a organização e podem emergir vários conflitos organizacionais.
Há algumas variáveis que influenciam o clima organizacional, dentre elas pode-se citar: comunicação, estrutura da organização, conflitos, responsabilidade, riscos, recompensas, calor e/ou apoio. O estilo de liderança empregado nas organizações também pode influenciar o clima organizacional de cada microsistema. O comportamento do líder e seu estilo de administrar influencia a motivação de seus subordinados e consequentemente o clima organizacional.
O estudo de clima organizacional é um instrumento que permite conhecer a percepção coletiva do público interno acerca da organização, isto é, as idiossincrasias das pessoas no seu ambiente de trabalho. Com base nesta percepção, os colaboradores se motivam, se comportam e tomam decisões no dia-a-dia.
Estudar o clima é importante para que se possa conhecer os diversos fatores organizacionais que afetam o nível de motivação dos funcionários. A pesquisa de clima é um instrumento de diagnóstico organizacional. O diagnóstico poderá apresentar dados importantes sobre como se dão os relacionamentos entre os funcionários, quais são as condições sob as quais cada um se insere na organização e como esta condição interfere na sua produtividade.
Estudar o clima também é importante para que se possa estabelecer e manter canais confiáveis de comunicação e relacionamento, reforçando os níveis de adesão e comprometimento dos colaboradores em relação aos resultados da empresa. Ao término de uma pesquisa de clima, é de fundamental importância utilizar mecanismos de feedback para que todos os participantes conheçam os resultados e que possam dar idéias para melhorar as condições do ambiente e elaboração e/ou aperfeiçoar os planos empresariais de curto, médio e longo prazos.
A melhora da integração e da comunicação entre as pessoas da mesma área e entre áreas diferentes, faz com que os funcionários se sintam mais à vontade para expor suas dúvidas e suas inseguranças, sugerir mudanças e inovações.
As barreiras às comunicações podem influenciar a qualidade do processo decisório nas organizações. A eficiência também está relacionada à qualidade, a rapidez e a forma como as decisões são tomadas nos diferentes níveis hierárquicos. A comunicação das decisões é ponto fundamental para a eficiência dos processos. As informações devem ser necessárias e suficientes para que cada pessoa exercer o seu papel de forma segura e contribua para o alcance dos objetivos estratégicos.

Referências:
ARGYRIS, C., BARTOLOMÉ, F., ROGERS, C. R. et alli (1999). Comunicação eficaz na empresa: como melhorar o fluxo de informações para tomar decisões corretas. / (coletânea de artigos da revista) Harvard Business Rewiew; tradução Talita Macedo Rodrigues. `Rio de Janeiro: Campus.
WHITELEY, R. C. (1992). A Empresa Totalmente Voltada para o Cliente :do planejamento à ação. Rio de Janeiro: Campus.